在中科院青年创新促进会理事会的指导和支持下，为了办好即将于11月5-8日在兰州举办的2017年中科院青年创新促进会会员代表大会暨学术年会，2017年6月30日兰州分会组织成立了会员大会会务组并召开第一次全体会议。会议首先聘请西北研究院人事处刘卫苹处长、王向东副处长、化物所人事处陈德处长和近物所人事处范红梅处长为会务组顾问，随后成立了以李宗省为组长、张永胜、袁小华、殷达钰、刘向军和柳本立为副组长、赵素平为秘书长的大会会务组，会务组骨干成员由来自三个单位的10余位会员组成。会议讨论确定了2017年会员大会主要特色为：（1）进一步推进无纸化办会；（2）融入兰州文化元素；（3）面向分会所属各单位招募青年志愿者从事会务服务。

按照“节俭办会、低碳办会、高效办会”的宗旨，本次会议就会务工作的主要任务进行了逐级细化，根据工作需要将会务组分解为外联、后勤、接送机、会场设置、材料与报到、会后参观、媒体联络、分会场管理、特邀报告等9个小组，并确定了具体的小组负责人，按照责任到人、层层落实的思路对会议中的各项任务进行了分工，会议还就大会筹备的主要时间节点进行了确定，督促各会务小组层层落实，以保障会员大会的成功举办。